رد کردن لینک ها

تمرین نهم: تکنیک‌هایی جهت مدیریت زمان

زمانی که وظایف زیادی را برای انجام‌دادن تقبل کرده‌اید اما زمان کمی در اختیار دارید، دچار ضعف در مدیریت زمان هستید؛ عاملی که هم می‌تواند موجب ایجاد استرس و هم تشدید آن بشود.
درحالی‌که برنامه‌ریزی و ثبت حوادث می‌تواند احساس کنترل شما بر زمان را افزایش دهد، بی‌برنامگی می‌تواند به این‌استرس دامن بزند.
یکی از علل کار زیاد و زمان کم، همان نقص در جرات‌ورزی است. زمانی‌که هنوز مهارت ابراز وجود ندارید و نمی‌توانید در برابر خواسته‌های دیگران نه بگویید، مسئولیت‌هایی را قبول می‌کنید که زمان کافی برای انجام آن‌ها ندارید. اما می‌توان این‌مشکل را مانند سایر مشکلات حل کرد. فقط باید به این‌نکته توجه داشته باشید که تسلط بر این‌توانایی و یادگرفتن نحوه مدیریت زمان و کنترل آن، نیازمند تلاش و تمرین بسیار است.گرچه ممکن است در ابتدای کار کمی از زمان روزانه‌تان را صرف خود کند، اما این‌زمان، ارزش وقتی را که در آینده و هنگام تسلط بر این‌مهارت، صرفه‌جویی می‌شود، دارد.

مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، نه تنها در موضوع کنترل استرس بلکه در بسیاری از مسائل زندگی تاثیرگذار و قابل توجه است. برای تسط به این‌مهارت و آگاهی از اصول مدیریت زمان و نحوه برنامه‌ریزی، گام‌های زیررا دنبال کنید.

نحوه انجام:

الفثبت کارهای روزانه:

به مدت چهارروز، از فرم زیر برای ثبت کارهای روزانه‌تان استفاده کنید. البته اگر سابقاً از فرم دیگری برای ثبت کارهای روزمره‌تان استفاده می‌کردید، می‌توانید همان را به کار بگیرید. کوچکترین فعالیت‌هایتان را هم بنویسید؛ از صحبت‌کردن با تلفن، چک‌کردن اخبار، صرف وعده غذایی یا گپ‌زدن با دوست یا همکارتان. پرکردن این‌فرم روزانه بین ۱۵تا۳۰دقیقه از شما زمان می‌گیرد.

فعالیت

ساعت مدت

نکات

کاری که انجام دادید را مختصراً در اینجا یادداشت کنید. زمانی‌ که شًروع به انجام این ‌فعالیت کردید. انجام‌ دادن آن چقدر طول کشید؟ آیا این‌کار ارزش صرف زمان را داشت؟

می‌توانستید در مدت زمان کمتری آن را انجام دهید؟

زمان بیشتری برای انجام بهینه آن نیاز داشتید؟

می‌توانستید انجامش را به شخص دیگری محول کنید؟

بتحلیل اطلاعات:

پس از گذشت چهارروز، با استفاده از یادداشت‌هایتان، چهار‌لیست تهیه کنید:

۱- لیستی از کارهایی که باید یا دوست دارید انجام دهید، اما در این‌چهارروز انجام ندادید.
۲- لیستی از کارهایی که به دلیل کمبود وقت نتوانستید به صورت احسنت آن‌ها را انجام دهید.
۳- لیستی از کارهایی که نباید انجام می‌دادید، ارزش صرف زمان نداشتند و یا می‌توانستند محول شوند.
۴- لیستی از کارهایی که بیش از حد نیاز برایشان زمان گذاشتید.

دولیست اول عموماً به علت تقبل مسئولیت‌های بیش از حد و ناتوانی در جرات‌ورزی است و از طریق آن‌ها می‌توانید متوجه شوید که آیا بیشتر از آنچه که باید قبول وظیفه کرده‌اید یا خیر.
دولیست دوم به شما نشان می‌دهد که آیا کارآمدی شما در سطح پایینی است یا نه. اگر دولیست نهاییتان پربار و طولانی هستند، به این معناست که زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنید که نباید.

یکی از نقص‌های مهم افرادی که دچار ضعف در مدیریت زمان هستند، مشکل در اولویت‌بندی کارهاست. یعنی غالباً کارهای بی‌اهمیت و کوچک را انجام می‌دهند در حالی‌که کارهای مهم و بزرگ هنوز انجام نشده‌اند. کمی جلوتر از این‌لیست‌ها برای برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید. به خاطر داشته باشید که برنامه‌ریزی زمانی هرکسی، منحصر به خود اوست. بعضی از افراد مایلند همیشه درحال حرکت باشند در حالی‌که برخی دیگر مدت زیادی را برای استراحت و تفکر اختصاص می‌دهند. پس سعی کنید برنامه مطابق با شخصیتتان را بیابید و اجرا کنید.

جاولویتبندی و برچسبزنی:

حقیقت آن است که شما قادر نیستید همه کارهایی که می‌خواهید را انجام دهید پس بهتر است با اولویت‌بندی اول به انجام کارهایی بپردازید که اهمیت بیشتری دارند. لازم است قبل از خواب و یا قبل از شروع روز، مدت زمانی را صرف نوشتن کارهای روزانه‌تان کرده و آن‌ها را مرتب و اولویت‌بندی کنید.

برچسب‌های اولویت‌بندی کارها:

◄برچسب الف= این‌برچسب متعلق به کارهایی است که حتماً و لزوماً باید همین امروز انجام شوند. غالب کارهایی که برچسب الف می‌گیرند، از لیست اول و دوم هستند. اگر تعداد زیادی از کارهایتان جز الف‌ها طبقه‌بندی می‌شوند، این به آن معنی است که شما بیش از حد توانتان، مسئولیت قبول کرده‌اید. برای اینکه بتوانید کیفیت عملکردتان را حفظ کنید، ناچارید از برخی از مسئولیت‌ها کناره‌گیری کنید. برای انجام بهتر کارهای الف، بهتر است کارهای غیرضروری و فعالیت‌هایی که در واقع وظیفه دیگران هستند را از برنامه خود حذف کنید. ترجیحاً از افراد پرحرف فاصله بگیرید یا به نحوی با آن‌ها ارتباط برقرار کنید که بتوان کنترل بیشتری را اعمال کرد. مانند گپ‌زدن‌های مجازی که راحت‌تر به پایان می‌رسند تا ملاقات‌های حضوری.

◄برچسب ب= کارهایی هستند که درصورت به تعویق انداختن آن‌ها، ممکن است یه اولویت الف تبدیل شوند.

◄برچسب ج= کارهایی هستند که بالاخره روزی باید انجام شوند و با گذر زمان زیادی ممکن است اهمیتشان افزایش پیدا کند و برایتان دردسرساز شوند. این‌فعالیت‌ها عموماً ماهیتی لذت‌بخش و سرگرم‌کننده دارند.

◄برچسب د= کارهایی هستند که می‌توانند به دیگران محول شوند و غالباً از لیست سوم نشات می‌گیرند. گاهی با خوردکردنِ کارهای الف و ب نیز می‌توان از آن‌ها چند فعالیت د بیرون کشید و لازم است پیش از انجام برنامه‌ریزی نهایی، همه الف و ب و ج‌ها را به دنبال د های احتمالی بگردید.

برای مثال زمانی‌که باید یک‌گزارش نهایی از فعالیت‌های دفتر در یک‌ماه گذشته تهیه کنید و چیزی تا پایان موعد تحویل آن باقی نمانده است، با یک‌کار اولویت ب مواجه هستید (اگر به یک‌روز قبل از موعد برسید و هوز آن را انجام نداده‌باشید، به اولویت الف تغییر خواهد کرد). اگر به درستی این‌کار را بررسی کنید، متوجه می‌شوید که بخشی از فعالیت مربوط به گزارش گردش‌های مالی شرکت است. گرچه قصد داشتید خودتان آن را انجام دهید، اما می‌توانید انجام این‌بخش را به مسئول امور مالی دفتر واگذار کنید.

علت اینکه گاهی از واگذارکردن امور به دیگران خودداری می‌کنید، می‌تواند سه‌موضوع باشد:

۱- احتمالاً از اینکه کاری را به دیگران محول کنید، خجالت می‌کشید. راه‌حل این‌علت، تقویت مهارت جرات‌ورزی و ابراز وجود است.
۲- ممکن است لازم باشد قبل از محول‌کردن کار، آموزش‌های کوتاهی به فرد بدهید و حوصله اینکار را نداشته باشید. اما بهتر است به این‌نکته توجه کنید که با چنددقیقه آموزش می‌توانید هزاران‌دقیقه صرفه‌جویی کنید. چراکه این‌فرد می‌تواند در کارهای مشابه در آینده هم با شما همکاری کند و از همین‌یک‌آموزش یاری بگیرد.
۳- از طرفی احتمال دارد که شما به دلیل عدم اعتماد به دیگران، مایلید همه کار را خودتان انجام دهید چراکه معتقدید آن‌ها نمی‌توانند مانند شما کار را بدون نقص و درست انجام دهند. برای حل این‌موضوع بهتر است از تفکر واقع‌بینانه استفاده کنید. آیا واقعاً خودتان همیشه کاری بی‌عیب و نقص را تحویل می‌دهید؟ چقدر احتمال دارد همکارتان از پس انجام این‌کار برنیاید؟ اگر دچار اشتباهی شود، یک‌فاجعه رخ می‌دهد یا می‌توانید در بررسی نهایی، آن را برطرف کنید؟

دبرنامهریزی روزانه:

حالا طبق جدول زیر، روزتان را برنامه‌ریزی کنید. ابتدا کارهایی را بنویسید که باید در زمان خاص و معینی انجام شوند. مانند شرکت در جلسات کاری، رفتن به کلاس و یا مراجعه به مطب پزشکان. سپس کارهای اولویت الف را یادداشت کرده و زمان آن‌ها را مشخص کنید. پس از آن می‌توانید کارهای ب و ج را در باقی زمان‌هایی که خالی هستند جا بدهید.

بازه زمانی

فعالیت

برچسب (الف،ب،ج)

 

 

 

 

 * اگر نهایتاً پس از پایان روز، هنوز ب و ج‌هایی باقی مانده بودند، می‌توانید آن‌ها را به فردا موکول کنید اما بهتر است هیچ الف ناتمامی نداشته باشید.

ورعایت انعطاف:

برای داشتن یک‌برنامه عملی و واقع‌بینانه لازم است که انعطاف را در آن رعایت کنید. به نکات زیر توجه کنید:

۱- سعی کنید برنامه‌تان خیلی فشرده و چارچوب‌دار نباشد تا اگر به هر دلیلی یکی از فعالیت‌ها انجام نشد، تمام برنامه به هم نریزد و بتوان همچنان بر اساس آن پیش رفت.
۲- همه کارهای سخت و ناخوشایند را در کنار هم قرار ندهید تا تمام انرژیتان گرفته شود. باید بعد از یک‌کار سخت و خسته‌کننده، فعالیتی را قرار دهید که آسان باشد، انجام آن را دوست داشته باشید یا حداقل وادارتان کند که محل کارتان را تغییر دهید. مثلاً از پشت میز به محوطه بیرون بروید.
۳- مدت زمانی را که برای انجام هر تکلیف نیاز دارید را با روش تفکر واقع‌بینانه تخمین بزنید و سپس به اندازه یک‌چهارم زمان تخمینی به آن اضافه کنید. برای مثال اگر فکر می‌کنید کارتان ۴ساعت –با در نظر گرفتن استراحت‌های کوتاه حین آن- زمان لازم دارد، در برنامه‌ریزی به آن ۵ساعت را اختصاص بدهید. این‌کار باعث می‌شود تا در صورت وقوع اتفاقات پیش‌بینی‌نشده و یا طول‌کشیدن کار بیشتر از آنچه انتظار را داشتید، از برنامه خود عقب نمانید.
۴- برنامه‌ریزی باید واقع‌بینانه و منطقی باشد نه خوشایند. پس بهتر است باور کنید که یک‌برنامه خوب، هم فعالیت‌هایی دارد که چندان خوشایند و مطلوب و یا راحت نیستند؛ و هم کارهایی که از انجام آن‌ها لذت خواهید برد.

هاعمال پاداش:

همواره به این‌موضوع توجه داشته باشید که انرژی شما پایان‌ناپذیر نیست و برای حفظ کیفیت عملکرد خود لازم است تا پاداش‌هایی کوچک را در برنامه‌تان بگنجانید. سعی کنید تفریحات کوتاه لذت‌بخش و یا استراحت را در برنامه خود لحاظ کنید خصوصاً پس از انجام کارهای دشوار و خسته‌کننده.
می‌توانید از فعالیت‌های ج برای بازگردانی مجدد انرژیتان استفاده کنید. مطلوب است که حتی در پایان برنامه‌تان، استراحت و یا تفریحی را به عنوان آخرین کار قرار دهید. این‌موضوع به شما کمک می‌کند که در صورت ناتمام ماندن الف و ب‌های روز، انرژی لازم برای اتمام آن‌ها را کسب کنید.

یمشکل کارهای ناتمام:

اگر غالباً در پایان روز کاری، با فهرستی بلند از کارهای انجام‌نشده مواجه هستید، چند احتمال وجود دارد:
یکی آنکه ممکن است این‌حجم از فعالیت‌های تیک‌نخورده، ناشی از قبول مسئولیت بیش از حد شما باشد.
یا احتمال دارد که شما زمان لازم برای انجام کارهایتان را به درستی و با نگاهی واقع‌بینانه، اندازه‌گیری نکرده‌اید.
علت احتمالی دیگر آن است که کارهای بسیار زیادی را برای یک‌روز در نظر گرفته‌اید و باید با توجه به زمان و توان خود، از آن‌ها کم کنید.
و یا ممکن است وقفه‌های زیاد منجر به آن شده باشند که نهایتاً نتوانید کارهایتان را انجام دهید. اگر این‌وقفه‌ها غالب اوقات اتفاق می‌افتند بهتر است آن‌ها را به عنوان یک‌تکلیف یادداشت کنید. مثلاً ممکن است مادرتان هر روز مدت مشخصی را با شما تلفنی صحبت کند و یا مجبور باشید روزانه نیم‌ساعت به مرتب‌کردن دفتر کارتان بپردازید. بهتر است این‌وقفه‌ها را به عنوان بخشی از تکالیف، در برنامه‌ریزیتان ثبت کنید.

* با اهمالکاری چه باید کرد؟:

اگر در انجام برنامه‌ریزیتان با اهمال‌کاری مواجه می‌شوید و مدام انجام آن‌ها را به تعویق می‌اندازید، نکات خلاصه و مختصر زیر می‌تواند تا حدی به شما در حل آن‌ها کمک کند:

۱- سعی کنید برای خود ضرب‌الاجل تعیین کنید.
داشتن موعد مشخص برای انجام کارها همیشه می‌تواند به شما انگیزه و نیروی دوچندان بدهد. پس برای خود موعد تعیین کنید. یا اگر مشغول به انجام کاری طولانی‌مدت هستید که موعدی نهایی دارد، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تبدیل کرده و برای پایان هر‌بخش یک‌موعد مجزا در نظر بگیرید.

۲- از بخش‌های آسان شروع کنید.
هنگام تقسیم‌بندی کار به مراحل کوچک‌تر و تعیین موعد برای آن‌ها، می‌توانید بخش‌ها را از آسان به سخت مرتب کنید. چراکه همیشه شروع یک‌کار میتواند انرژی لازم برای ادامه را به شما ببخشد. پس بهتر است از آسان شروع کنید تا مقاومت ذهنیتان کاهش یابد.

۳- فعلا یک‌بخش را انجام دهید.
اگر کاری که در پیش رو دارید، بسیار پیچیده و حجیم است، زمانی‌که آن را به بخش‌ها و شاخه‌های مجزا تقسیم کردید، یک‌بخش را انتخاب کرده و بقیه را نادیده بگیرید انگار که به کلی وجود ندارند. هنگام اتمام آن، به سراغ بخش دیگری بروید. به همین ترتیب می‌توان حجم زیادی از کار را پیش برد.

برای اطلاع از نکات بیشتر و تکنیک‌های عملی برای حل این‌معضل نیز می‌توانید از دوره غلبه بر اهمال‌کاری ما که هم اکنون بر روی سایت قرار گرفته است، استفاده کنید.

* همچنان به ثبت فرم‌های استرس روزانه، آزمودن پیش‌بینی‌ها و نمودار پیشرفت ادامه دهید.

این مطلب قسمت 12 از 18 دوره های آکادمی ریسلف است : استرس
💛اگراین مطلب را پسندید به اشتراک هم بگذارید💛

به گفتگو بپیوندید